Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur en mai 2018 dans l’Union européenne. Son objectif est de renforcer la protection des données personnelles des citoyens et de responsabiliser les entreprises dans la collecte et l’utilisation de ces données. En tant que commerçant, vous êtes directement concerné par ce règlement, notamment lorsque vous constituez et utilisez un fichier clients.
Afin de respecter le RGPD et de protéger les données de vos clients, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place.
1. Comprendre les principes fondamentaux du RGPD
Les principes clés
Le RGPD repose sur plusieurs principes clés que vous devez connaître et respecter pour assurer la conformité de vos pratiques. Parmi ces principes, on retrouve :
- La licéité, la loyauté et la transparence : les données doivent être collectées et traitées de manière licite, loyale et transparente.
- La limitation des finalités : les données ne peuvent être utilisées que pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes.
- La minimisation des données : les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’exactitude : les données doivent être exactes et, si nécessaire, tenues à jour.
- La limitation de la conservation : les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’intégrité et la confidentialité : les données doivent être traitées de manière à garantir leur sécurité et leur confidentialité.
Les droits des personnes concernées
Les clients dont vous collectez les données disposent de plusieurs droits, tels que :
- Le droit d’accès : le droit d’obtenir la confirmation que leurs données sont traitées et d’accéder à ces données.
- Le droit de rectification : le droit de demander la rectification de leurs données si elles sont inexactes.
- Le droit à l’effacement : le droit de demander l’effacement de leurs données dans certaines situations.
- Le droit à la limitation du traitement : le droit de demander la limitation du traitement de leurs données dans certaines situations.
- Le droit à la portabilité : le droit de recevoir les données qu’ils ont fournies.
2. Constituer un fichier clients conforme au RGPD
Informer vos clients
Lors de la collecte des données personnelles de vos clients, vous devez les informer de manière claire et transparente sur les finalités du traitement, les destinataires des données, la durée de conservation et leurs droits. Par exemple, si vous recueillez les données de vos clients afin de leur envoyer des communications, vous devez leur dire explicitement.
Recueillir leur consentement
Dans la mesure du possible, vous devez obtenir le consentement explicite et libre de vos clients pour la collecte et l’utilisation de leurs données. Le consentement doit être clair, spécifique et informé, et les clients doivent pouvoir le retirer à tout moment aussi facilement qu’ils l’ont donné.
Avec Izicap, lorsqu’un client renseigne son numéro de téléphone sur votre terminal de paiement, le message suivant s’affiche : “En m’inscrivant, j’accepte de recevoir des notifications et des offres sur mon mobile”.
Sécuriser leurs données
Vous devez mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles de vos clients contre les accès non autorisés, la perte, la destruction ou les atteintes à leur intégrité. Il n’est pas toujours évident d’être certain de respecter le RGPD. Izicap vous permet de construire votre fichier clients automatiquement et vous garantit sa conformité à 100%. En tant que commerçant, ça ne peut que vous faciliter la vie !
3. Utiliser un fichier clients conforme au RGPD
Restreindre l’accès aux données
L’accès aux données personnelles des clients doit être limité aux seules personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions. Vous devez donc mettre en place des contrôles d’accès et former votre personnel sur les règles de confidentialité et de protection des données. Sur votre espace commerçant Izicap, vous avez la possibilité de définir une vue spécifique pour chaque collaborateur. Cela garantit une protection optimale des données de vos clients.
Gérer les demandes de vos clients
Vous devez être en mesure de répondre aux demandes de vos clients concernant leurs droits, tels que l’accès, la rectification ou l’effacement de leurs données. Vous disposez de procédures pour traiter ces demandes dans les délais impartis par le RGPD (généralement un mois) et informer les clients de leurs droits et des moyens de les exercer.
En conclusion
La mise en conformité avec le RGPD est essentielle si vous souhaitez construire et utiliser un fichier clients en toute légalité. Mais rassurez-vous, en suivant ces bonnes pratiques ou en faisant confiance à un outil comme Izicap, vous pourrez non seulement vous protéger contre les sanctions et les atteintes à votre réputation, mais également renforcer la confiance de vos clients et améliorer la qualité de votre relation client. Il est donc crucial d’investir du temps et des ressources pour vous familiariser avec le RGPD et mettre en place les mesures nécessaires pour assurer la protection des données personnelles de vos clients.
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